Để được tổ chức sự kiện hay xây dựng hội chợ, triển lãm có quy mô, doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đủ các thủ tục pháp lý trước khi thực hiện.

Để được phép tổ chức hội chợ triển lãm đơn vị tổ chức cần đăng ký và được xác nhận chính xác từ cơ quan quản lý nhà nước về thương mại tỉnh, thành phố, trực thuộc trung ương tại nơi tổ chức sự kiện.

Dự trù ngân sách: Chuẩn bị các danh mục cần có, lên ngân sách dự kiến phát sinh.  

Đăng ký địa điểm: Lựa chọn địa điểm diễn ra quảng cáo. Ví dụ công viên lớn, sân trường đại học, các trung tâm triển lãm, sân vận động….

Chuẩn bị yếu tố vật chất: Sắp xếp lên kế hoạch các sản phẩm, nguyên vật liệu cần có để lắp đặt, xây dựng, vận chuyển. Đảm bảo tiến độ thi công, hoàn thành đúng thời gian hội chợ, triển lãm.

Chuẩn bị yếu tố con người: Sắp xếp điều động nhân sự theo đúng năng lực, đảm bảo vận hành tốt các chương trình đã lên kế hoạch.

Tổ chức xây dựng gian hàng: Lên sơ đồ số lượng các gian hàng, thiết kế gian hàng sự kiện, dựng gian hàng, thiết kế nội thất, tìm kiếm các doanh nghiệp thuê gia hàng, hoặc đi thuê gian hàng. Dàn dựng tổng thể.

Kế hoạch truyền thông: Xây dựng kế hoạch quảng bá đến các doanh nghiệp tham gia triển lãm, hội chợ. Xây dựng các dự án truyền thông thu hút người tham gia. 

Lập kế hoạch, chương trình theo từng ngày diễn ra triển lãm/hội chợ.

Giới thiệu quảng cáo các sản phẩm, gian hàng nổi bật đến người tham gia.

Tổ chức các hoạt động thu hút khách hàng, 

Bán hàng tại chỗ là đặc trưng của hội chợ thương mại. Việc bán hàng sản xuất trong nước tại các hội chợ như các hoạt động mua bán thông thường.

Đối với sự kiện được tổ chức tại Việt Nam, hàng hóa, dịch vụ tham gia hội chợ, triển lãm thương mại phải chấp hành các điều kiện sau:

- Sản phẩm không thuộc diện cấm kinh doanh, bị hạn chế kinh doanh, hoặc chưa được phép lưu thông theo quy định của pháp luật;

- Sản phẩm không thuộc diện cấm nhập khẩu theo quy định pháp luật. (đối với hàng hóa, dịch vụ nước ngoài cung cấp)

- Sản phẩm là hàng giả, vi phạm quyền sở hữu trí tuệ. Trừ trường hợp trưng bày, giới thiệu với mục đích so sánh với hàng thật.

Tuân thủ tất cả các quy định về hội chợ, triển lãm thương mại theo Luật Thương mại 2005.

Triển lãm, hội chợ là hành động chỉ có thể thực hiện được khi có sự tham gia đồng thời của nhiều thương nhân, tại cùng một thời gian và địa điểm nhất định.

Thu dọn hàng hóa, mặt bằng. Đánh giá kết quả đã đạt được trong quá trình diễn ra hội chợ. Tổng kết mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp. Thu nhận ý kiến khách hàng để bổ sung rút kinh nghiệm.

Làm báo cáo tiếp nhận kết quả, bổ sung để làm kế hoạch marketing cho lần tiếp theo.