CMI MEDIA JOINT STOCK COMPANY

 Hội chợ triển lãm là sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhằm xúc tiến bán hàng và tăng doanh thu. Để tổ chức hội chợ triển lãm thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết, khoa học và kinh nghiệm xin cấp phép. 

Hội chợ triển lãm là chuỗi hoạt động xúc tiến thương mại, được tổ chức tập trung tại một địa điểm nhất định vào có giới hạn về mặt thời gian. Tại đây, các thương nhân sẽ được phép trưng bày hàng hóa, dịch vụ nhằm giới thiệu đến khách tham quan. Sự kiện là dịp để doanh nghiệp giao lưu, mua bán và tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng.

Hội chợ triển lãm được tổ chức tập trung tại một địa điểm nhất định, tại đây, các thương nhân sẽ được phép trưng bày hàng hóa, dịch vụ

Tại Việt Nam hiện đang có 4 dạng hội chợ triển lãm phổ biến: 

• Tập hợp các doanh nghiệp người Việt đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Tập hợp các doanh nghiệp nước ngoài chưa đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
• Kết hợp các nhóm doanh nghiệp đã đề cập ở trên

Để xây dựng thành công một sự kiện hội chợ triển lãm, trước tiên, doanh nghiệp cần xác định được ý tưởng về thông điệp muốn truyền tải đến khách hàng. Đây sẽ là nội dung cốt lõi xuyên suốt sự kiện, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Ý tưởng cần mới mẻ, độc đáo và lành mạnh.  

Các buổi hội chợ triển lãm thường sẽ được tổ chức vào ngày cuối tuần, lúc này khách tham gia sẽ đông hơn. Ngoài ra, tùy theo quy mô và mục đích thì mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức khác nhau. Nhưng nhìn chung, các chương trình hội chợ triển lãm sẽ diễn ra tại những nơi nằm ở vị trí trung tâm, đông dân cư và có không gian rộng rãi, thoáng đãng. 

Mỗi một sự kiện hội chợ triển lãm sẽ bao gồm sự tham gia của nhiều doanh nghiệp. Trong đó, các doanh nghiệp sẽ cung cấp các sản phẩm nổi bật để giới thiệu đến với khách tham quan, nhằm tăng độ tiếp cận và giúp khách hàng hiểu hơn về thương hiệu. Số lượng doanh nghiệp tham gia sẽ được quy định dựa trên quy mô, tính chất và mục đích của mỗi sự kiện hội chợ triển lãm.  

Sau khi đã xác định ý tưởng, nội dung và các doanh nghiệp tham gia, đơn vị tổ chức cần tiến hành hoạch định ngân sách và xây dựng kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, để, để giảm tránh rủi ro và có cách xử lý kịp thời trong trường hợp phát sinh, doanh nghiệp nên có kế hoạch ngân sách dự trù, với các đầu mục công việc và mức chi phí cụ thể. 

Ngoài các bước chuẩn bị trên, khi tổ chức hội chợ triển lãm, doanh nghiệp cần xin giấy phép theo quy định chung. Giấy phép giúp cơ quan chức năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp, tránh vi phạm pháp luật hay tác động tiêu cực tới cộng đồng. Ngoài ra, khi đăng ký giấy phép, đơn vị tổ chức sẽ được bảo lãnh về quyền tác giả, tránh trường hợp bị ăn cắp chất xám hay kiện tụng.

Công tác hậu cần là một trong những bước quan trọng, bao gồm chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, dựng gian hàng, trưng bày sản phẩm,… Ở bước này, đơn vị tổ chức cần thực hiện tối thiểu 1 ngày trước khi sự kiện diễn ra và kiểm tra đầy đủ mọi công đoạn để hạn chế tình trạng hư hỏng thiết bị, thiếu sản phẩm hoặc trung bày sai thứ tự,… 

Thông thường, một sự kiện hội chợ triển lãm muốn thu hút sự tham gia của khách tham quan không thể thiếu hoạt động truyền thông xuyên suốt. 

• Trước sự kiện: Thu hút sự tìm kiếm và quan tâm của khách hàng
• Trong sự kiện: Tăng lượt khách hàng ghé đến hội chợ triển lãm và cập nhật nhanh chóng những khoảnh khắc đẹp của sự kiện
• Sau sự kiện: Tri ân khách hàng, doanh nghiệp, nhà tài trợ và tăng độ nhận diện cho các thương hiệu 

Đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm là thủ tục cần thiết, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng trình tự và quy định. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, quý khách hàng có thể tham khảo thủ tục đăng ký dưới đây:

Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm được quy định theo khoản 5, Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, bao gồm các loại giấy tờ như sau:

• 01 tờ đơn đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm thương mại theo định tại Mẫu số 10 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP;
• 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương;

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hội chợ triển lãm theo quy định tại khoản 6 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP (sửa đổi thành khoản 4 Điều 21 Nghị định 17/2020/NĐ-CP), bao gồm:

• Tên, địa chỉ của đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm
• Tên và nội dung của hội chợ triển lãm
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội chợ triển lãm
• Quy mô dự kiến và số lượng doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm